Os cinco tipos de reunião... E o Sexto !
Já faz um tempo que o Seth Godin escreveu sobre os tipos de reunião, e que o Wagner Brenner postou, lá no Update or Die. Mas, inspirada por uma reunião assombrosamente eficaz de que participei hoje, vou pedir licença para o repost do Wagner aqui e agora. O assunto segue atualíssimo. (Só devo admitir que não vejo reuniões intrinsecamente como desperdício de tempo; adoro reuniões, desde que sejam produtivas – e ouso acrescentar que, com a dose certa de relacionamento social durante, elas podem se tornar ainda mais produtivas.)
Não existe desperdício de tempo maior do que reuniões. Com exceção de alguns momentos obrigatoriamente grupais, esses encontros são protocolares e têm mais a ver com herança cultural, disciplina e vaidade corporativa.
Segundo Seth Godin, são mais ou menos cinco os tipos de reunião. E o truque é não perder o objetivo e a razão de ser de cada uma delas.
1. PARA QUE TODOS SAIBAM. Para comunicar algo. O assunto deve estar por escrito e, de preferência enviado um dia antes. São curtas. Funcionam bem em auditórios. Antecipe perguntas e respostas.
2. EM QUE PÉ ESTAMOS? Cada participante tem 2 minutos para relatar sua parte no projeto. Deve acontecer com frequência. Ao final, cada um manda um email resumindo o que disse para uma única pessoa, que coleta tudo e distribui em e-mail “to all”.
3. O QUE VOCÊS ACHAM? Todos devem falar. Quem não gosta de falar não deve nem ser convidado, que faça outra coisa no projeto. Insights.
4. PARA DECIDIR. “Ninguém levanta enquanto não decidirmos algo”. E o que for decidido, tá decidido e não deve ser objeto de revisão. [Acréscimo da Adriana: pelo menos, não até determinada data estabelecida conjuntamente para a revisão.]
5. INFORMAIS. Para se encontrar pessoalmente. São os famosos almoços.
6. PARA QUE OUÇAM MINHA LINDA VOZ E PERCEBAM MINHA INTELIGÊNCIA. São a maioria. Ora, faça-me o favor.
Dica final (minha, não do Seth Godin): vá para a reunião com um número de 1 a 5 (6 não, pelo amor de Deus) na cabeça.
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