Em se tratando de reuniões, alguns cuidados podem ser tomados. Por exemplo, a duração da reunião. É fundamental definir, sempre que possível, quanto tempo as entrevistas vão durar. Normalmente, quem deve definir o tempo é o anfitrião. Isso se faz já no começo da conversa. Não é falta de educação. Pelo contrário, é uma maneira de situar as pessoas e tornar a reunião mais objetiva.
Veja um exemplo de como proceder:Executivo, recebendo o visitante: — … realmente eu estou muito interessado no seu projeto… Ah… eu reservei até às onze e meia para esta reunião, está bom pra você?
“Um detalhe importante: quem convida ou convoca a reunião é sempre o chefe do encontro. É ele quem dá a direção da conversa.”
A pontualidade
A falta de pontualidade é uma gafe terrível. Sabemos que, às vezes, é complicado chegar no horário por causa do trânsito, da distância.
Mas isso tem que ser previsto sempre que marcamos um encontro com alguém. Pior ainda é se você for o anfitrião. Se você convida alguém para um almoço ou uma conversa de negócios, não pode chegar atrasado. Você não tem esse direito. É claro que, muitas vezes, o atraso será inevitável. Então, deve-se pelo menos manter o profissionalismo e avisar por telefone, imediatamente, que se atrasará, explicando o motivo.
Isso é profissionalismo e elegância.
A gafe do celular
Nada é pior do que atender o celular durante uma reunião. É algo horroroso. É falta de educação atendê-lo, a não ser em casos especiais.
Digamos que o executivo vai para uma reunião e sua mulher está no hospital. Bom, nesse caso, é de bom tom avisar aos demais que o celular ficará ligado e explicar por quê. E então atender somente as ligações que vierem do hospital.
Fora isso, o educado é desligar o celular. Aliás, qualquer forma de interrupção deve ser evitada. Se você recebe uma pessoa na sua sala, é horroroso atender telefonemas durante a conversa.
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